Productividad real: resultados que transforman tu vida

💡 Un día te despertarás y ya no habrá más tiempo para hacer las cosas que siempre quisiste hacer.

Todo el mundo habla de que es importante ser productivo, ¿pero qué significa eso? ¿Qué es la productividad?

Para mí, la productividad consiste en obtener los resultados que deseas, lo antes posible, con el menor esfuerzo posible.

Obtener estos resultados tiene como objetivo que te sientas satisfecho con tu vida y que puedas estar presente, sin remordimientos por el pasado o preocupaciones por el futuro. Es decir, obtienen un cambio positivo en tu estado interno.

Ser productivo es tener sistemas, procesos y hábitos infalibles que aseguren que estás cumpliendo tus objetivos y mejorándote.

1. Eficiencia vs Eficacia

¿Es productivo tener sesiones de trabajo de 14 horas o completar 120 tareas a la semana? Si estamos cumpliendo nuestros objetivos, sí, pero probablemente estamos malgastando recursos.

Eficacia: hacer las cosas correctas — obtener el resultado que deseas.

Eficiencia: hacer las cosas bien — trabajar con el mínimo desperdicio de tiempo y esfuerzo.

Para lograr más, necesitas ser eficiente y eficaz, pero la eficacia debe ir primero.

A largo plazo, la priorización vence a la eficiencia. No hay nada más inútil que hacer eficientemente algo que no debería hacerse.

Ideas para mejorar la eficiencia:

• Elimina el multitasking: concéntrate en una tarea a la vez. Cambiar de una tarea a otra tiene un coste cognitivo, en tu mente queda un «residuo» en la tarea anterior que afecta al rendimiento cognitivo en la nueva tarea.
• Un espacio, un uso: separa tu espacio de trabajo de tu espacio de descanso o de ocio. De esta forma, tu mente sabe que es hora de trabajar o de descansar por el entorno.
• Reduce las distracciones al mínimo: las distracciones se sacan de tu estado de concentración, obligándote a gastar otros 10 minutos intentando concentrarte otra vez.

2. Objetivos

¿Es productivo completar un montón de tareas si no nos estamos acercando a nuestros objetivos? La verdad es que no.

¿Es productivo conseguir todo lo que quieres si te convierte en una persona amargada y resentida? Quizás los objetivos no eran los correctos.

Para ser eficaces, debemos definir claramente cuáles son nuestros objetivos y qué resultado esperamos que produzcan.

Por ejemplo, podemos establecer las siguientes categorías: finanzas, salud mental, relaciones sociales, carrera profesional y salud física.

Y para cada categoría, podemos definir una serie de objetivos.

En vez de medir cuántas tareas has completado (vanity metric), deberíamos medir qué progreso estamos haciendo hacia nuestros objetivos y si estamos disfrutando del proceso.

Cada época de tu vida tiene unos objetivos y prioridades diferentes. En unas épocas invertirás más esfuerzos en unas áreas que en otras. Lo importante es no olvidarnos de realizar un mantenimiento de aquellas áreas en las que no estamos invirtiendo.

Aparte de objetivos, también puedes añadir anti-objetivos: cosas que no quieres que pasen mientras trabajamos hacia nuestros objetivos.

• Objetivo: quiero desarrollar mi carrera profesional hasta el más alto nivel.
• Anti-objetivo: permitir que mis relaciones personales se deterioren por falta de presencia y cuidado.

3. Priorización

Hay muchas formas de priorizar las tareas que tienes que hacer. Una forma es categorizarlas por el impacto y el esfuerzo que suponen.

Otra forma es la Matriz de Eisenhower, que categoriza las tareas por su importancia y su urgencia.

Puedes utilizar varias estrategias en tu planificación:

• Empezar por las tareas de alto impacto y bajo esfuerzo, para completarlas rápido y crear inercia con la que moverte durante el día.
• Empezar por las tareas importantes y urgentes, sobre todo si son fuegos que hay que apagar rápidamente.
• Empezar por las tareas de alto impacto y alto esfuerzo, aprovechando que por la mañana es cuando tienes más energía y capacidad de concentración.

Usa la regla de los 2 minutos: si una tarea lleva menos de 2 minutos, hazla enseguida.

4. Sistemas

💡 No te elevas al nivel de tus objetivos. Caes al nivel de tus sistemas.

Los objetivos son los resultados que quieres lograr. Son buenos para indicar la dirección.

Los sistemas son los procesos que conducen a esos resultados. Son buenos para hacer progreso.

El problema es que nos centramos demasiado en nuestras metas y no lo suficiente en nuestros sistemas.

A continuación te presento algunos sistemas que te pueden ser útiles. Implementa y adapta los que más se ajusten a tu estilo.

Gestor de tareas

Utiliza un gestor de tareas como ClickUp, Trello, Habitica, Asana o Todoist para organizar tus tareas y priorizarlas.

Ya sea la noche anterior o por la mañana, revisa tus tareas del día. Prioriza acordemente a tu sistema.

Para evitar la procrastinación, establece una fecha de entrega para las tareas. Utiliza la Ley de Parkinson:

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

Pregúntate a ti mismo: ¿lo puedo hacer en menos tiempo? ¿Cuál es la versión más simple de esta tarea que cuenta como terminada?

Calendario

💡 No me cuentes tus prioridades. Enséñame tu calendario.

Tu calendario revela la verdad. Cada bloque es una decisión sobre lo que te importa. Tu calendario no sólo registra tu tiempo, sino que pone al descubierto tus mentiras.

Registra los eventos de tu vida, añadiendo recordatorios para que no se te olviden. De esta forma, no tendrás que preocuparte de acordarte de todo.

Reserva bloques de tiempo para trabajo enfocado e ininterrumpido. Reserva bloques de tiempo en los que te permitas estar aburrido y tu mente pueda procesar toda la información que has acumulado.

Este registro posteriormente será muy útil para realizar una revisión de tu progreso.

Segundo Cerebro

💡 Tu mente está para tener ideas, no para almacenarlas. — David Allen.

El Segundo Cerebro es una metodología ideada por Tiago Forte, explorada en su libro Crea tu segundo cerebro: Un método probado para organizar tu vida digital.

Este sistema personal de gestión del conocimiento gira en torno a dos ideas:

Sistema PARA:

Estas son las carpetas que puedes utilizar al comienzo para estructurar tu Segundo Cerebro. Adáptalas a tu gusto.

• Proyectos: esfuerzos a corto plazo en los que estás trabajando.
• Áreas: roles y responsabilidades actuales.
• Recursos: temas que te interesan.
• Archivo: elementos inactivos de otras categorías.

Proceso CODE:

Este proceso define cómo se debe recoger y digerir la información.

• Captura: guarda lo que resuena contigo.
• Organiza: guarda lo útil para la acción.
• Destila: encuentra la esencia.
• Expresa: muestra tu trabajo.

La información registrada debe ser accionable, debe avanzar un proyecto.

Hay que tener cuidado con desarrollar un síndrome de Diógenes de información, en el que capturamos tanta información que deja de ser útil.

Utiliza herramientas como Google Drive, Notion, Evernote, Obsidian o Logseq te puede ayudar a sincronizar tu trabajo entre varios dispositivos y poder buscar rápidamente en tu Segundo Cerebro.

Revisión

Para saber si estamos en la dirección correcta, es fundamental revisar qué hemos hecho, qué podemos mejorar, qué resultados hemos conseguido y si se ajustan a nuestro objetivo.

Puedes establecer una fecha semanal o mensual en la que repasas todo lo que has hecho y en qué punto estás ahora.

Puedes utilizar algunas de las siguientes preguntas a modo de plantilla:

• ¿Qué está funcionando para mí ahora?
• ¿Qué no está funcionando?
• ¿Puedo hacer algo para mejorar mi salud, sabiduría o relaciones?
• ¿Qué hago que creo que es productivo, pero no lo es?
• ¿Qué hago que no creo que sea productivo, pero sí lo es?
• ¿Qué no estoy logrando simplemente porque no lo he pedido?

La productividad no se trata de hacer más cosas, sino de hacer lo que realmente importa y hacerlo bien. Se trata de vivir con intención, con claridad y con propósito.

Cada persona tiene su propio ritmo, sus prioridades y sus valores. La clave está en encontrar un sistema que funcione para ti, no contra ti.

¿Qué estrategias usas tú para ser más productivo sin sacrificar tu bienestar? Te leo en los comentarios. 💬