Productividad

«Productividad» es una palabra que significa muchas cosas para mucha gente.

¿Por qué quieres ser productivo?

Esta pregunta puede parecer una tontería. Pero piénsalo.

¿Quieres ser productivo para demostrar tu valía ante los demás? ¿Intentas impresionar a alguien? ¿Buscas la aprobación de alguien? ¿Quieres ser productivo para demostrarte a ti mismo tu valía? ¿Quieres parecer ocupado ante los demás?

La respuesta a estas preguntas revela mucho sobre tu identidad, tus necesidades, tus miedos y tus prioridades.

Estas preguntas son fundamentales. A menudo, hacemos cosas sin saber claramente por qué. Las hacemos por inercia, inconscientemente, por defecto.

Si el trabajo no te acerca a la vida que realmente quieres, te estás engañando a ti mismo. La verdadera productividad no consiste en parecer ocupado. No es saltar de una aplicación a otra, llenar la agenda con reuniones aleatorias, cerrar tickets en Jira o cumplir con las exigencias de otras personas.

La productividad consiste en conseguir los resultados que quieres, lo antes posible y con el menor esfuerzo posible. La productividad consiste en trabajar de forma inteligente, no en trabajar duro.

Si estás empezando tu camino, no sabes lo que significa trabajar de forma inteligente. No sabes cómo es. Así que primero debes trabajar duro. El volumen precede a la calidad.

Nada de métricas vanidosas. Nada de adorar el agotamiento. Nada de buscar la aprobación a través del ajetreo.

Solo resultados. Muéstrame las cifras.

Traducción realizada con la versión gratuita del traductor DeepL.com

Eficiencia vs efectividad

El uso más eficiente de tu tiempo es hacer lo que haces mejor y lo que nadie más puede hacer.

Tenemos que distinguir entre eficiencia y efectividad:

• Efectividad - hacer las cosas correctas y conseguir el resultado que buscas.
• Eficiencia - hacer las cosas bien con el mínimo desperdicio de tiempo y esfuerzo.

Para conseguir más, tienes que ser efectivo y eficiente, pero la efectividad debería ir primero.

A largo plazo, la priorización vence a la eficiencia.

Sistemas para la productividad

Yo uso personalmente dos herramientas para mi productividad:

Calendario

Tu calendario es la autobiografía más honesta que vas a escribir.

No importa cuáles digas que son tus prioridades. Tu calendario revela la verdad. Cada bloque es una decisión sobre lo que importa, sin poses ni racionalizaciones.

No me digas tus prioridades; enséñame tu calendario. — Shane Parrish

Tu calendario no solo registra tu tiempo: expone tus mentiras.

Guardo recordatorios de eventos y bloqueo franjas de tiempo para trabajo profundo y enfocado.

Registrar en el calendario los eventos a los que voy es útil para revisiones mensuales y anuales.

Obsidian

Aplico el método Second Brain de Tiago Forte, con algunos ajustes.

Es muy potente tener todo tu conocimiento y tus notas centralizados en un solo lugar. Especialmente porque pueden usarse como contexto para la IA.

Captura, recuerda y aprovecha las enormes cantidades de información que te rodean construyendo un sistema personal de gestión del conocimiento.

Uso el sistema PARA para organizar mis carpetas de Obsidian:

• Inbox: el lugar donde pones todo lo que capturas durante el día para sintetizarlo y ordenarlo más tarde. Esta tarea de clasificación se puede automatizar con IA.
• Projects: esfuerzos a corto plazo en los que estás trabajando; cualquier cosa con un final claro en tu vida personal o profesional. Ejemplos: impuestos de 2024, rediseño de la web, reunión trimestral del equipo, etc.
• Areas: todo lo que intentas mejorar o mantener activamente. Roles y responsabilidades actuales. Largo plazo y final abierto. Ejemplos: finanzas, filosofía, ingeniería, etc.
• Resources: temas que te interesan. Tu biblioteca personal de referencias, datos e inspiración para proyectos futuros. Ejemplo: un cuaderno de “miniaturas de vídeos de YouTube” con miniaturas buenas que puedas consultar después.
• Archive: elementos inactivos de otras categorías. Información que no quieres olvidar pero que no impulsa tus objetivos actuales.

Proceso CODE:

• Capture: conserva las ideas e intuiciones que resuenan contigo, aquellas que consideras realmente relevantes y accionables.
• Organize: guarda pensando en la acción, según los proyectos activos en los que estás trabajando ahora mismo.
• Distill: encuentra la esencia; convierte las ideas que capturas y organizas en tu propio mensaje.
• Express: apóyate en el material que destilas y úsalo para expresar tu propio punto de vista. Resalta los puntos principales de cada nota, y luego resalta los puntos principales de esos resaltados.

El rasgo común de las personas que supuestamente tienen visión es que pasan mucho tiempo leyendo y recopilando información, y luego la sintetizan hasta que se les ocurre una idea. – Fred Smith

Minimizar el residuo de atención

La doctora Leroy define el residuo de atención como “la persistencia de actividad cognitiva sobre una tarea A aunque se haya dejado de trabajar en esa tarea A y se esté realizando una tarea B”.

Existe un coste cognitivo al cambiar de atención. Cuando tu atención se desplaza, queda un “residuo” de la tarea anterior que perjudica tu rendimiento cognitivo en la nueva tarea.

La multitarea es una mentira. La multitarea es hacer muchas cosas mal.

Si una tarea tarda menos de dos minutos en completarse, hazla de inmediato.

Cómete la rana: aborda tu tarea más desafiante a primera hora de la mañana.

Planificación inversa de objetivos

La preparación siempre vence a la planificación. La planificación se basa en la expectativa de orden. La preparación se basa en la expectativa de caos.

1. Visualiza el objetivo final con claridad.
2. Define hitos trabajando hacia atrás.
3. Identifica los pasos de cada hito.
4. Asigna los recursos necesarios.
5. Asigna plazos según el objetivo final.
6. Empieza por el paso más cercano.
7. Sé flexible y ajusta cuando haga falta.
8. Revisa el plan con regularidad para comprobar que sigue alineado.

Cuando revises, pregúntate:

• ¿Qué hago que creo que es productivo pero no lo es?
• ¿Qué hago que no creo que sea productivo pero en realidad sí lo es?
• ¿Qué no estoy logrando simplemente porque no lo he pedido?
• ¿Qué puedes hacer hoy que no era posible hace seis meses?

Técnicas

• La mente debe recibir descanso. Después de una buena pausa se levanta mejorada y más afilada.
• Las personas con altos niveles de autocontrol son buenas evitando la tentación, no solo resistiéndola.
• La estrategia es priorizar recursos limitados frente a opciones ilimitadas.

El culto a terminar

Detén tu adicción a adquirir conocimiento. Acción por encima de perfección.

1. Hay tres estados del ser. No saber, acción y finalización.
2. Acepta que todo es un borrador. Ayuda a terminarlo.
3. No hay etapa de edición.
4. Fingir que sabes lo que haces es casi lo mismo que saber lo que haces, así que acepta que sabes lo que haces aunque no lo sepas y hazlo.
5. Destierra la procrastinación. Si esperas más de una semana para terminar una idea, abandónala.
6. El objetivo de terminar no es acabar, sino poder hacer otras cosas.
7. Una vez terminado, puedes tirarlo.
8. Ríete de la perfección. Es aburrida y te impide terminar.
9. Las personas sin las manos sucias se equivocan. Hacer algo te da la razón.
10. El fracaso cuenta como terminado. Los errores también.
11. La destrucción es una variante de terminado.
12. Si tienes una idea y la publicas en internet, eso cuenta como un fantasma de terminado.
13. Terminar es el motor de más.

¿Cómo podemos traducir este manifiesto en ideas accionables?

• Define “terminado” desde el principio: ¿cuáles son las funcionalidades centrales que constituyen un proyecto completo? Escríbelas y resiste la tentación de ampliar esta lista sobre la marcha.
• Apunta a “suficientemente bueno”: “perfecto” es enemigo de terminado.
• Divide los proyectos grandes en fases más pequeñas y acotadas en el tiempo para mantener una sensación de progreso.
• Separa la ideación de la implementación: mantén un registro de ideas aparte. Cuando aparezcan nuevas funcionalidades o ideas de proyecto durante la implementación, apúntalas para considerarlas en el futuro en vez de actuar sobre ellas de inmediato.